Unterschiede zwischen Internet und Intranet

Betrachtung der Unterschiede zwischen Internet und Intranet hinsichtlich des Wikis.

Das Wort "wiki" kommt aus der hawaiianische Sprache und bedeutet „schnell“. Das Wiki ist eines der ältesten Tools im Internet. Es war ursprünglich dazu gedacht, Inhalte schnell und einfach zu publizieren. Zudem sollen damit mehrere Autoren an einem Inhalt arbeiten können. Das bekannteste Beispiel ist Wikipedia. Wenn man es so will, dann kann man es durchaus aus Vorreiter des Web2.0 ansehen.

Trotz vieler anderer Werkzeuge wie Blogs und dergleichen hat es auch heute noch seine Berechtigung. Vor über 10 Jahren ist das Wiki als Werkzeug auch in Microsoft SharePoint aufgenommen worden. Natürlich ist es immer noch in der Cloud in der O365-Version verfügbar.

Wer allerdings ein Wiki im Unternehmen einsetzen will, sollte die Unterschiede zum Einsatz im Internet kennen und beachten. Aus unserer Erfahrung sind die beiden größten Probleme die mangelnde Beteiligung und die schlechte Strukturierung.

Betrachten wir aber die Unterschiede:

1. Motivation der Autoren

BlueBridge beschäftigt sich mittlerweile seit mehr als 10 Jahren mit dem Thema "Wiki im Unternehmen". Sehr schnell haben wir gelernt, dass es nicht ausreicht, ein leeres Wiki anzulegen und dann zu hoffen, dass es sich ganz automatisch füllt. Die Beteiligung an einem Internet-Wiki ist freiwillig und basiert auf unterschiedlicher Motivation. Die Autoren von Wikipedia beispielsweise investieren ihre Freizeit, um neue Beiträge zu verfassen oder andere zu korrigieren. Mitarbeiter in einem Unternehmen haben dagegen klar vorgegebene Aufgaben. Sie haben in der Regel keine Zeit, "freiwillig" Beiträge in einem Wiki zu verfassen.

Betrachten wir ein Beispiel: Es soll in einem Unternehmen ein Wikipedia oder ein Glossar für die wichtigsten Themen und Begriffe erstellt werden. Sie legen dazu ein leeres Wiki an und schreiben eine Mail an Mitarbeiter, dass sie ihre Themen dort eintragen. Sie gehen dann selbst noch mit gutem Beispiel voran und machen bereits die ersten Einträge. Unsere Erfahrung zeigt nun folgendes: Ein paar wenige machen sehr schnell Beiträge. Eine weitere kleine Gruppe nimmt sich dies für die nahe Zukunft vor. In der Regel verfasst diese Gruppe aber niemals Beiträge, da das Vorhaben im Arbeitsalltag unter geht. Die Mehrzahl der Mitarbeiter fühlt sich überhaupt nicht angesprochen, dort mitzuwirken. Im Ergebnis stirbt das Projekt sehr schnell.

Sie müssen ein Wiki Projekt demnach wie jedes andere Projekt planen und durchführen. Was im Internet durchaus funktioniert, muss nicht zwingend im Intranet erfolgreich sein. Die wichtigste Voraussetzung ist, dass sie Mitarbeiter damit beauftragen und für die Planung und Durchführung entsprechend Zeit geben.

Daraus ergeben sich weitere Faktoren für ein erfolgreiches Projekt.

2. Rollen und Berechtigungen

Wie bei allen Regeln, gibt es natürlich auch hier Ausnahmen. In den meisten Wiki Projekten finden sich jedoch folgende Rollen und die damit verbundenen Berechtigungen. In SharePoint können sie diese Rollen und Berechtigungen sehr einfach über das Rechtemanagement einstellen:

Leser

In Internet-Wikis ist es in der Regel so, dass jeder Leser auch Editor ist oder es zumindest sein kann, wenn er es möchte. Dies ist in Unternehmens-Wikis nicht der Fall. Hier haben ausgewählte Personen die klare Aufgabe, Beiträge zu verfassen. In einigen Fällen kann es auch in Unternehmens-Wikis so sein, dass alle Leser auch Schreibrechte haben. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn man ein Wiki als Projekttagebuch einsetzt. In SharePoint erhält der Leser nur Leserechte.

Editor

Die wichtigste Rolle im Wiki ist wahrscheinlich der Editor. Er bestimmt auch die Qualität und den Umfang der Beiträge. Der Editor muss aber nicht zwingend alle Beiträge selbst verfassen. Eine seiner Aufgaben kann es sein, Beiträge im Unternehmen zu sammeln und in das Wiki einzustellen. Die klassische Rolle des Editors in SharePoint ist der „Member“.

Reviewer

Wir raten dazu, den Prozess zum Erstellen und zur Pflege eines Wikis einfach zu halten. Dennoch kann es notwendig sein, spezielle Reviewer zu benennen, um die Qualität der Artikel sicherzustellen. Je größer die Zahl der möglichen Leser, desto notwendiger ist es, Reviewer zu benennen. Oftmals reicht es auch aus, wenn die Editoren sich gegenseitig korrigieren. Für einen Reviewer ist oftmals die gleiche Berechtigung wie für den Editor ausreichend. Nur wenn sie tatsächlich einen Workflow für die Freigabe hinterlegen, benötigt der Reviewer zusätzliche Rechte.

Projektleiter

Wie in allen Projekten sollte es auch in einem Wiki-Projekt einen Projektleiter geben. Dieser übernimmt die klassischen Projektleitungsaufgaben. Es ist wichtig an dieser Stelle zu verstehen, dass man, anders als im Internet, ein Wiki im Unternehmen nicht automatisch füllt. Der Projektleiter erhält im SharePoint Owner-Rechte in der Site.

Technischer Administrator

Der technische Administrator nimmt keinen Einfluss auf den Inhalt des Wikis. Er nimmt lediglich die notwendigen technischen Einstellungen in der Site vor. Meist hat der technische Administrator Site Collection Administrator Rechte in SharePoint.

Natürlich kann eine konkrete Person mehrere Rollen haben.

3. Struktur und Inhaltverzeichnis

In einem Internet-Wiki ist die Struktur eines Wikis das Ergebnis eines Prozesses der Autoren. In einem Unternehmens-Wiki dagegen wird eine größere Standardisierung angestrebt. Templates sind hier oft von Vorteil. In SharePoint ergibt sich die Struktur des Wikis aus den einzelnen Seiten (ASPX-Pages).

Konkret bedeutet dies, dass die „Inhaltsangabe“ im Vorfeld festgelegt werden sollte. Soll beispielsweise ein Governance-Plan oder ein Qualitätshandbuch in einem Wiki umgesetzt werden, dann ist es ratsam, die einzelnen Kapitel bereits am Anfang festzulegen. Dies kann im Kernteam in einer ersten Phase des Projektes erfolgen. Idealerweise werden die Seiten dazu schon angelegt.

Manchmal reicht es auch aus, bestimmte Regeln zur Struktur zu vereinbaren. In einem Projekttagebuch kann die Regel lauteten: Eine neue Seite für jedes Meeting. In einem Glossar kann die Regel sein, jeden Begriff auf eine eigene Seite zu nehmen oder eben alle Begriffe mit demselben Anfangsbuchstaben.

Es ist wichtig zu beachten:

In einem Wiki ist es einfach, Texte abzuändern. Die Struktur eine Wikis zu ändern ist es nicht.

Eine Ausnahme ist hier allerdings noch zu nennen: Wenn ein Thema sehr neu und unstrukturiert ist, dann kann es Aufgabe des Wiki-Projektes sein, genau diese Struktur zu finden und zu erarbeiten. In diesem Fall zeigt uns die Erfahrung, dass zumindest in der ersten Phase alle Mitwirkenden auch Schreibrechte haben sollten.

4. Prozess und Lifecycle

Anders als im Internet ist auch mit dem geplanten Umfang des Wiki umzugehen. Im Internet ergibt sich der Umfang eines Wikis aus der Motivation der Teilnehmer. Dies ist im Unternehmen nicht sinnvoll, da mit dem Wiki eine klare Aufgabenstellung verfolgt wird. Der Umfang des Wikis ist von Beginn an festzulegen. Dies kann aber in mehreren Paketen bzw. Projektstufen erfolgen.

Denn eine große Gemeinsamkeit zwischen Wikis im Internet und Intranet ist, dass ein Wiki leben soll. Es soll sich weiterentwickeln und verbessern. Wie beschrieben muss der Aufbau eines Wikis wie ein Projekt gemanaged werden. .Demzufolge muss es auch einen Prozess oder Projektplan geben. Aufgrund der vielen verschiedenen Einsatzmöglichkeiten und Unterschiede zwischen einzelnen Unternehmen, ist es schwierig hier ein generelles Vorgehen vorzugeben.

Es gilt aber allgemein, dass man zwischen den beiden großen Phasen unterscheidet:

Initialer Aufbau

Ziel dieser ersten Phase ist es, genügend Inhalte zu erstellen, so dass es für die Leser interessant ist. Gerne wird der Fehler gemacht, das Wiki zu früh zu öffnen. Die Leser, die es sich dann zuerst ansehen, finden keinen ausreichenden Content. Dies macht das Wiki uninteressant und sie kommen nicht wieder.

Pflege und Ausbau

Oftmals vergessen wird die Pflege des Wikis. Für den Erfolg eines guten Wikis ist es notwendig, dass es aktuell bleibt. Daher sollte bereits am Anfang eines Projektes die Pflegephase geplant werden. Es müssen in dieser Phase nicht zwingend alle Editoren aktiv sein. Häufig reicht es aus, wenn einzelne Autoren die Seiten aktualisieren und neue Inhalte einpflegen.

Diese Phase kann unterstützt werden, indem man den einzelnen Seiten einen Lebenzyklus gibt. Seiten können damit veralten und in einen Review-Prozess gezwungen werden. Wie der Lebenszyklus eines Wiki Beitrags zu managen ist, beschreiben wir in einem anderen Beitrag.